اموال و دارائی های ثابت
ضرورت استفاده از نرم‌افزار اموال و دارائی‌های ثابت
اموال و دارایی‌های ثابت برای تمامی بنگاههای اقتصادی به‌ویژه شرکت‌های تولیدی و صنعتی از مؤلفه‌های بسیار مهم در تراز دارایی‌ها محسوب می‌شود.
مدیریت اطلاعات کامل مرتبط با دارایی‌ها شامل اطلاعات عمومی و خاص دارایی، اطلاعات مرتبط با وضعیت و محل استقرار دارایی، هزینه‌های استهلاکی مرتبط و نیز اطلاعات مرتبط با نحوه نگهداری دارایی متناسب باارزش دارایی‌ها مهم خواهد بود.
یکی از وظائف نرم‌افزار اموال و دارائی‌های ثابت، مدیریت و آرشیو اطلاعات کامل مرتبط با دارایی از فرآیند تهیه و تأمین، نگهداری و خروج دارایی است. تشکیل پرونده الکترونیک برای دارایی می‌تواند از محورهای بسیار مهم در نگهداری و استفاده از دارایی بوده و مدیریت را در حفظ مؤثر و بهینه دارایی‌های خود کمک نماید.
استفاده از بانک اطلاعاتی بروز از اموال، باعث خواهد شد تا خرید اموال جدید مدیریت‌شده و از تحمیل هزینه‌های خرید اضافی جلوگیری گردد.
بر این اساس نظارت صحیح بر وضعیت اموال و دارایی‌ها به‌منظور جایگزینی به‌موقع، کسب اطمینان از پوشش بیمه‌ای مناسب، کنترل نقل‌وانتقال، محاسبه استهلاک و ..... ضروری خواهد بود. این مطالب باعث شده است تا اکثر سازمان‌ها نیازمند سازوکار کنترلی قدرتمندی جهت تشخیص و اصلاح انحراف‌های خود باشند.
سیستم اموال و دارایی ثابت، به‌عنوان بخشی از نرم‌افزار یکپارچه مالی فصیح، می‌تواند به‌صورت مستقل و یا هماهنگ با سایر نرمافزارها عمل نماید.
همچنین محاسبه استهلاک دارائی‌های ثابت که همواره یکی از دغدغههای مدیریت مالی هر موسسه بوده از نتایج طبیعی سیستم است.
مشخصات عمومی سیستم
سیستم مکانیزه اموال و دارایی‌های ثابت توانایی انجام عملیات زیر را دارد:
- امکان طبقه‌بندی و دسته‌بندی اموال مبتنی بر تحلیلی بسیار کاربردی و کم‌نظیر (در سه سطح اختیاری مانند گروه، طبقه و زیر طبقه)
- امکان تعریف چارت سازمانی جهت دسته‌بندی اموال در ساختار درختی محلهای استقرار
- امکان معرفی تجمعی اموال همسان با پلاک مجزا
- امکان بهره داری از سیستم در هر مقطع زمانی و با سوابق انباشته اموال
- امکان تغییر شماره پلاک در تمام مراحل اجرایی سیستم
- امکان نقل‌وانتقال دارایی در محل استقرار و مراکز هزینه و اشخاص مختلف
- امکان صدور فرمهای رسید، تحویل، برگشت و انتقال اموال با شماره‌سریال به‌صورت سند چاپی جهت بایگانی
- با استفاده از امکان فوق، گزارش‌های خاص از موجودی و یا گردش اموال امکان‌پذیر است.
- پس از ثبت هرگونه عملیات فوق، جهت گرفتن رسید از طرف مقابل و یا دادن رسید به‌طرف مقابل نسخه چاپی تهیه می‌گردد.
- تمامی نسخههای چاپی اسناد رسید، تحویل، برگشت و انتقال اموال توسط کاربر قابل طراحی است.
- امکان داشتن کارت دارایی
- امکان تعریف وضعیت اموال (فعال، غیرفعال، اسقاطی، فروش رفته، خسارت‌دیده، سرقت شده و ...)
- تعریف پلاک اموال به‌صورت دستی و مکانیزه بر اساس قالب تعریف‌شده امکان‌پذیر است.
- قالب چاپی برچسب پلاک اموال توسط کاربر قابل طراحی است.
- امکان ثبت افزایش و کاهش ارزش دارایی
- عمر مفید و روش محاسبه استهلاک اقلام افزایش/کاهش را مستقل از اصل دارایی میتوان تعیین کرد.
- برخی از جزئیات اموال:
- شماره (کد) اموال
- شرح اصلی اموال
- پلاک اموال
- تعیین گروه اموال و تعیین ویژگی‌های مربوطه همانند گروه، طبقه و زیر طبقه (اختیاری)
- تعریف وضعیت اموال (فعال، غیرفعال، اسقاطی، فروش رفته و ...)
- تعریف محاسبه روش استهلاک (مستقیم، نزولی، مجموع سنوات و نزولی مضاعف)
- درصد (نرخ) استهلاک
- عمر مفید دارایی
- تاریخ مؤثر (جهت شروع محاسبه استهلاک اموال)
- ارزش اولیه (Cost) و ارزش نهایی (Salvage) اموال
- تعیین سرفصل حسابداری "حساب خرید دارایی"، "حساب هزینه استهلاک" و "حساب ذخیره استهلاک"
گزارشها
تمامی گزارش‌های سیستم با امکان انواع انتخاب در محدودههای قابل‌تعیین در هر گزارش قابل تهیه است. که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
- گزارش مشخصات دارایی (صورت ریز اموال)
- گزارش گردش دارایی در مراکز هزینه مختلف، اشخاص مختلف و ...
- گزارش موجودی دارایی به تفکیک مراکز هزینه، اشخاص مختلف و ...
- گزارش دارایی تحویل اشخاص
- گزارش نقل‌وانتقال دارایی
- گزاش محاسبه استهلاک به تفکیک دورههای مالی
- گزاش نحوه محاسبه استهلاک دارایی خاص
- گزارش افزایش / کاهش دارایی
- گزارش استاندارد محاسبه استهلاک جهت ضمایم سند حسابداری متناظر